La factura electrónica en la PYME, reduce costes y el tiempo necesario para la gestión
09/12/2009 | Redacción ESTIC
La adopción de la factura electrónica por parte de las empresas, no solamente contribuye a aumentar la eficiencia en los procesos de facturación y contabilidad sino que suponen un importante ahorro de papel y de espacio.La factura electrónica, es un documento digital, almacenado en un soporte legible con medios informáticos, que contiene la misma información legalmente exigida a la factura en papel y que está firmada digitalmente mediante un certificado emitido por una entidad certificadora reconocida. La factura digital sustituye a la factura en papel y tiene su misma validez legal.
Aunque la regulación de la facturación electrónica data de 2003, su utilización aún es escasa en el entorno de las pymes y las micropymes españolas. Datos de la AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) reflejan que a principios de 2009 solo un 12% de las empresas españolas utilizaban la e-factura, principalmente para transacciones de comercio exterior.
Sin embargo, las ventajas que los sistemas de facturación electrónica reportan a las pequeñas y medianas empresas, unidas la modificación de la Ley de Contratos del Sector Público que recoge la obligatoriedad de que cualquier contratación las Administraciones Públicas se facturen digitalmente a partir de octubre de 2010, supondrán sin duda un importante impulso y desarrollo de estos sistemas.
Ventajas de la facturación electrónica
La adopción de sistemas de facturación electrónica supone sustanciales mejoras organizativas y económicas en las empresas, tales como:
- Ahorro de costes: ya que el consumo de papel se reduce drásticamente, así como los costes derivados de la impresión y envío postal de las facturas.
- Aumento de la eficiencia en los procesos de facturación y compras, ya que se reducen los tiempos necesarios para la búsqueda, mecanización o análisis de los datos, se reducen o eliminan los errores derivados de la mecanización y tratamiento por medios convencionales, y al permite disponer de información en tiempo real se reducen también los tiempos de gestión y toma de decisiones.
- Ahorro de papel y espacio: el hecho de no necesitar almacenar las facturas en formato papel, reduce considerablemente el gasto de papel de la empresa, así como el espacio necesario para almacenar las facturas recibidas y emitidas.
- Posibilidad de integración con las aplicaciones de gestión, de modo que la incorporación de los datos de las facturas recibidas al sistema contable sea automática.
- Agilización del cobro, ya que el envío y recepción de la factura por medios telemáticos es inmediato. Además, la empresa o persona receptora de la factura no puede excusar no haberla recibido, permitiendo una trazabilidad completa en el proceso.
Formatos de la factura electrónica
No existe un único formato aceptado para la facturación electrónica, que puede ser
emitida y transmitida en cualquier formato de documento que cumpla con los requisitos especificados
(almacenado en soportes digitales, legible por medios informáticos y firmado digitalmente).
Es decir, a efectos del formato del archivo, o del programa con el que se genere, una factura electrónica puede ser un documento pdf, html, doc, jpg, gif, txt, etc.
El Ministerio de Economía y Hacienda junto con el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio han desarrollado un formato propio de factura electrónica conocido como Facturae, y una aplicación informática “Gestión de Facturación Electrónica”, que permite la generación electrónica con formato Facturae de una manera cómoda y sencilla. Esta aplicación está especialmente dirigida a pymes, micropymes y al colectivo autónomo y puede ser descargada gratuitamente a través de la página web www.facturae.es
Tampoco existe un único medio válido para el envío de la factura electrónica, aceptándose el correo electrónico, los sistemas FTP, páginas web con acceso restringido, servicios web, integración con las aplicaciones internas de gestión, etc.
Obligaciones para quien expide la factura
El reglamento sobre facturación electrónica establece una serie de requisitos para un documento digital pueda ser considerado como una factura electrónica, como son:
- Es necesario contar con la aceptación expresa (verbal o escrita) de la empresa o persona receptora de la misma. Asimismo, esta aceptación podrá ser revocada en cualquier momento. Esto significa por tanto que, una misma empresa podrá hacer convivir la emisión de facturas en formato papel y digital con sus distintos clientes o clientas, así como facturar a un mismo cliente o clienta mediante ambos sistemas en un mismo ejercicio fiscal.
- Crear la factura mediante una aplicación informática, que debe contener los datos mínimos exigidos a cualquier factura en papel.
- Firmar electrónicamente la factura mediante una firma reconocida.
- Remitir la factura por cualquier medio telemático a su destinatario o destinataria.
- Conservar la copia o matriz de la factura, es decir se deben conservar los datos originales, bases de datos, ficheros, sistemas de ficheros junto con las aplicaciones informáticas utilizadas para la generación de las mismas.
- Garantizar el acceso completo para permitir la visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión de las facturas para facilitar la auditoría o inspección por parte la autoridad competente.
Obligaciones de quien recibe la factura electrónica
Es responsabilidad de quien recibe la factura verificar la validez de la firma de esta y conservar el original firmado digitalmente durante el período legal establecido para las facturas en papel.
Además debe garantizar a su vez la accesibilidad completa a las facturas
recibidas para su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga o impresión.
