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Aplicaciones de gestión de flotas: ahorro de costes y mejora del servicio a la clientela.
21/10/2009 | redacción ESTIC
Las aplicaciones de gestion de flotas permiten tener información en tiempo real de donde está localizado cualquier a de los vehículos de la empresa, la ruta que ha seguido, paradas, posibles incidencias (tanto en la carretera, como en el vehículo o conductor y conductora), y por tanto, reaccionar con rapidez para dar respuesta a cualquiera de ellas. Una herramienta que contribuye a incrementar la eficacia, ahorrar costes y ofrecer un mejor servicio a la clientela.
La gestión de flotas es la gestión del conjunto de vehículos comerciales a motor, como coches,
furgonetas y camiones, de una organización. La gestión de flotas puede incluir una gran variedad de
funciones como financiación, mantenimiento de vehículos, sistemas telemáticos (seguimiento y
diagnóstico), gestión de conductores y conductoras, gestión de combustible y gestión de la
seguridad y la salud.
La gestión de flotas ha sido desde siempre un proceso estático, con muy pocos cambios. Las empresas que contaban con flotas de vehículos no sabían en numerosas ocasiones la ubicación de sus vehículos, ni el estado de los mismos o el las mercancías. No disponían de estos datos ni cuando los vehículos estaban en movimiento, ni cuando estaban estacionados en la propia empresa. La eficiencia y fiabilidad de las operaciones empresariales en muchos casos se basaba en la memoria de las personas: las responsables de las operaciones de las flotas o de los propios conductores y conductoras de los vehículos, así como de los inventarios físicos de la compañía, que registraban todos estos datos de manera manual en una aplicación muy sencilla.
Las aplicaciones para la gestión de flotas son herramientas que permiten a empresas de transporte, operadores logísticos y empresas de servicios lograr una mayor eficacia en el control de sus recursos móviles y obtener todos los beneficios resultantes de tener la información actualizada siempre.
Las funcionalidades básicas que se suelen encontrar en la mayoría de las soluciones de gestión de flotas son las siguientes:
La gestión de flotas permite incrementar la eficiencia de todos los procesos empresariales en los que participen vehículos. Esta mejora de los procesos se basa en la obtención de información en tiempo real del vehículo y su entorno de trabajo, incluyendo datos como posición, carga, conductor o conductora habitual, estado del vehículo y de la vía, meteorología, tráfico, etc., pudiendo utilizar toda esta información para actuar sobre los elementos de la flota, si fuera necesario, incluso de manera inmediata.
En un mundo que, cada vez más, exige tener el producto adecuado, en el momento y lugar adecuados, la gestión de flotas adquiere un valor muy importante.
Es importante destacar que la automatización en la gestión de flotas es mucho más que un dispositivo dotado de receptor GPS que nos permite saber la localización de un vehículo o el camino que ha de llevar. Este tipo de sistemas ofrecen una integración de la información sobre la localización y el estado del vehículo (y su mercancía), con los procesos y aplicaciones de negocio. Esto hace que la información recogida se pueda integrar en las aplicaciones de gestión con las que cuente la empresa (ERP, CRM, etc) y consiga incrementar exponencialmente las posibilidades de esta herramienta.
Un ejemplo práctico puede ser el de transporte de larga distancia. En este tipo de transportes la rapidez no es el factor de mayor importancia, sin embargo la seguridad hay que tenerla muy en cuenta. Con una solución de gestión de flotas se puede tener controlada la carga, principalmente frente a robos o sustracciones. Un sistema de este tipo es capaz de detectar si el camión ha hecho una parada no planificada o si la puerta del camión ha sido abierta cuando no correspondía, enviando una señal de aviso al sistema central. Puede ayudar también a incrementar la seguridad de la persona que lo conduce, al tener un control más preciso y en tiempo real sobre las horas al volante, la velocidad, el estado de la carretera, y utilizar ésta para sugerir rutas alternativas.
Este tipo de software se puede aplicar también con gran utilidad a otro tipo de sectores, como por ejemplo el ferroviario para llevar un control de los vagones o en el sector marítimo para el posicionamiento y control de embarcaciones.
La gestión de flotas, combinada con tecnologías de identificación automática por radiofrecuencia (RFID) permite el seguimiento y disponibilidad de la mercancía en tiempo real. Las herramientas RFID permiten conocer la trayectoria que ha seguido la mercancía de manera automática y sin intervención humana, todo ello por medio de una sencilla lectura de la etiqueta RFID asociada al producto. Este tipo de tecnologías ofrecen un servicio de gran valor añadido para determinadas mercancías cuyo valor o peligrosidad sean muy elevados.
En la actualidad ya se han desarrollado aplicaciones de gestión de flotas para dispositivos móviles, que permiten disponer de toda la información de los vehículos, sus GPS, incidencias, etc. en tiempo real y poder gestionar desde cualquier lugar su flota de vehículos.
Para disponer de uno de estos sistemas, no es necesario realizar grandes inversiones en licencias de aplicaciones, ya que algunas empresas lo ofertan en la modalidad de pago por uso, Lo más habitual es que se pague una módica cantidad por cada vehículo y con ello se tiene acceso a un gestor de flotas por Internet que permite conocer en todo momento la situación de vehículo, comunicarse con él, enviarle direcciones con el propio mapa, etc. Todo el equipo necesario para cada vehículo: navegador, conexión GPS, comunicación móvil, etc. también puede alquilarse a la empresa proveedora del servicio.
Las principales ventajas que se pueden obtener mediante la implantación de un sistema de estas características son: la reducción de costes y la mejora de la calidad del servicio.
La reducción de costes viene dada principalmente por la mejora de la gestión de la flota. En muchos casos las empresas no hacen un uso adecuado de su flota y esto les lleva a tener vehículos infrautilizados. Al tener constancia de la localización se consigue un mejor aprovechamiento de los mismos, pudiendo aumentar su rentabilidad (evitando las vueltas en vacío, por ejemplo) así como reducir el consumo del combustible.
Para negocios en los que la rapidez es clave, poder reaccionar ante imprevistos de cualquier tipo (averías, cambio de rutas, atascos, etc.) de manera inmediata es vital para aumentar la satisfacción y la confianza de la clientela. En el contexto en el que encuentra la economía actual la exigencia por parte de la clientela es cada vez mayor y demandan una gestión óptima en los envíos. Con este tipo se soluciones se tiene la mayor garantía de poder conseguirlo. Además es posible informar al destinatario o destinataria de posibles imprevistos notificando, por ejemplo, que el pedido puede llegar tarde y facilitando una hora de entrega aproximada ya que no sólo es importante entregar a tiempo sino que, cuando esto no es posible debido a una incidencia o imprevisto, es muy importante avisar cuanto antes, y permitir que quien espera recibirlo pueda tomar las medidas apropiadas.
Aunque estas soluciones se introdujeron en España hace aproximadamente diez años, su implantación en las empresas de transporte aún no está generalizada, pero los avances tecnológicos, el aumento de las soluciones que oferta el mercado, y el abaratamiento de las tecnologías contribuirán, sin duda, a que su uso se extienda con rapidez.
La gestión de flotas ha sido desde siempre un proceso estático, con muy pocos cambios. Las empresas que contaban con flotas de vehículos no sabían en numerosas ocasiones la ubicación de sus vehículos, ni el estado de los mismos o el las mercancías. No disponían de estos datos ni cuando los vehículos estaban en movimiento, ni cuando estaban estacionados en la propia empresa. La eficiencia y fiabilidad de las operaciones empresariales en muchos casos se basaba en la memoria de las personas: las responsables de las operaciones de las flotas o de los propios conductores y conductoras de los vehículos, así como de los inventarios físicos de la compañía, que registraban todos estos datos de manera manual en una aplicación muy sencilla.
Las aplicaciones para la gestión de flotas son herramientas que permiten a empresas de transporte, operadores logísticos y empresas de servicios lograr una mayor eficacia en el control de sus recursos móviles y obtener todos los beneficios resultantes de tener la información actualizada siempre.
Las funcionalidades básicas que se suelen encontrar en la mayoría de las soluciones de gestión de flotas son las siguientes:
- Seguimiento de los vehículos sobre un mapa.
- Visualización sobre un mapa de la ruta seguida por un vehículo.
- Informes de la ruta seguida por los vehículos, incluyendo paradas, entradas y salidas de áreas
predefinidas, distancia recorrida y horas de funcionamiento.
La gestión de flotas permite incrementar la eficiencia de todos los procesos empresariales en los que participen vehículos. Esta mejora de los procesos se basa en la obtención de información en tiempo real del vehículo y su entorno de trabajo, incluyendo datos como posición, carga, conductor o conductora habitual, estado del vehículo y de la vía, meteorología, tráfico, etc., pudiendo utilizar toda esta información para actuar sobre los elementos de la flota, si fuera necesario, incluso de manera inmediata.
En un mundo que, cada vez más, exige tener el producto adecuado, en el momento y lugar adecuados, la gestión de flotas adquiere un valor muy importante.
Es importante destacar que la automatización en la gestión de flotas es mucho más que un dispositivo dotado de receptor GPS que nos permite saber la localización de un vehículo o el camino que ha de llevar. Este tipo de sistemas ofrecen una integración de la información sobre la localización y el estado del vehículo (y su mercancía), con los procesos y aplicaciones de negocio. Esto hace que la información recogida se pueda integrar en las aplicaciones de gestión con las que cuente la empresa (ERP, CRM, etc) y consiga incrementar exponencialmente las posibilidades de esta herramienta.
Un ejemplo práctico puede ser el de transporte de larga distancia. En este tipo de transportes la rapidez no es el factor de mayor importancia, sin embargo la seguridad hay que tenerla muy en cuenta. Con una solución de gestión de flotas se puede tener controlada la carga, principalmente frente a robos o sustracciones. Un sistema de este tipo es capaz de detectar si el camión ha hecho una parada no planificada o si la puerta del camión ha sido abierta cuando no correspondía, enviando una señal de aviso al sistema central. Puede ayudar también a incrementar la seguridad de la persona que lo conduce, al tener un control más preciso y en tiempo real sobre las horas al volante, la velocidad, el estado de la carretera, y utilizar ésta para sugerir rutas alternativas.
Este tipo de software se puede aplicar también con gran utilidad a otro tipo de sectores, como por ejemplo el ferroviario para llevar un control de los vagones o en el sector marítimo para el posicionamiento y control de embarcaciones.
La gestión de flotas, combinada con tecnologías de identificación automática por radiofrecuencia (RFID) permite el seguimiento y disponibilidad de la mercancía en tiempo real. Las herramientas RFID permiten conocer la trayectoria que ha seguido la mercancía de manera automática y sin intervención humana, todo ello por medio de una sencilla lectura de la etiqueta RFID asociada al producto. Este tipo de tecnologías ofrecen un servicio de gran valor añadido para determinadas mercancías cuyo valor o peligrosidad sean muy elevados.
En la actualidad ya se han desarrollado aplicaciones de gestión de flotas para dispositivos móviles, que permiten disponer de toda la información de los vehículos, sus GPS, incidencias, etc. en tiempo real y poder gestionar desde cualquier lugar su flota de vehículos.
Para disponer de uno de estos sistemas, no es necesario realizar grandes inversiones en licencias de aplicaciones, ya que algunas empresas lo ofertan en la modalidad de pago por uso, Lo más habitual es que se pague una módica cantidad por cada vehículo y con ello se tiene acceso a un gestor de flotas por Internet que permite conocer en todo momento la situación de vehículo, comunicarse con él, enviarle direcciones con el propio mapa, etc. Todo el equipo necesario para cada vehículo: navegador, conexión GPS, comunicación móvil, etc. también puede alquilarse a la empresa proveedora del servicio.
Las principales ventajas que se pueden obtener mediante la implantación de un sistema de estas características son: la reducción de costes y la mejora de la calidad del servicio.
La reducción de costes viene dada principalmente por la mejora de la gestión de la flota. En muchos casos las empresas no hacen un uso adecuado de su flota y esto les lleva a tener vehículos infrautilizados. Al tener constancia de la localización se consigue un mejor aprovechamiento de los mismos, pudiendo aumentar su rentabilidad (evitando las vueltas en vacío, por ejemplo) así como reducir el consumo del combustible.
Para negocios en los que la rapidez es clave, poder reaccionar ante imprevistos de cualquier tipo (averías, cambio de rutas, atascos, etc.) de manera inmediata es vital para aumentar la satisfacción y la confianza de la clientela. En el contexto en el que encuentra la economía actual la exigencia por parte de la clientela es cada vez mayor y demandan una gestión óptima en los envíos. Con este tipo se soluciones se tiene la mayor garantía de poder conseguirlo. Además es posible informar al destinatario o destinataria de posibles imprevistos notificando, por ejemplo, que el pedido puede llegar tarde y facilitando una hora de entrega aproximada ya que no sólo es importante entregar a tiempo sino que, cuando esto no es posible debido a una incidencia o imprevisto, es muy importante avisar cuanto antes, y permitir que quien espera recibirlo pueda tomar las medidas apropiadas.
Aunque estas soluciones se introdujeron en España hace aproximadamente diez años, su implantación en las empresas de transporte aún no está generalizada, pero los avances tecnológicos, el aumento de las soluciones que oferta el mercado, y el abaratamiento de las tecnologías contribuirán, sin duda, a que su uso se extienda con rapidez.
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