La factura electrónica
Las nuevas tecnologías han cambiado las costumbres, la forma de vida y por supuesto la empresa y su gestión no podía ser menos. En la prehistoria se escribía sobre las paredes de las cavernas, en la antigüedad sobre pergaminos y así hasta llegar al papel que conocemos hoy día. Pero es con la aparición de la informática y más concretamente de Internet cuando se produce un cambio radical en la forma de entender el soporte dónde se organizan, difunden y escriben las cosas. Hoy en día existen libros y periódicos digitales (se leen a través de Internet) y por supuesto las facturas no podían quedarse atrás, el formato papel para las facturas se ve relegado por la factura electrónica.
¿Qué es una factura electrónica?
Factura electrónica es “el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.”
Por tanto una factura electrónica también conocida como e-factura es exactamente lo mismo que una factura convencional pero con pequeñas diferencias:
- Formato electrónico: Una factura electrónica puede realizarse en cualquier formato electrónico: XML, PDF, html, doc, xls, por citar algunos de los más conocidos siempre y cuando esté firmado digitalmente. Para realizar trámites con la administración pública se debe usar el formato e-factura.
- Transmisión telemática: la factura electrónica está pensada para ser creada en un ordenador y tratada por otro ordenador. El objetivo es que el papel no llegue a utilizarse nunca como soporte de la factura.
- Integridad: se debe garantizar la integridad del documento gracias a la firma electrónica.
TIC-Consejo:
El formato utilizado para realizar las facturas electrónicas es recomendable que sea consensuado con quien recibirá la factura para evitar problemas de compatibilidades. La gran variedad de formatos existentes permite llegar a un acuerdo con cierta facilidad.
¿Qué es la firma electrónica?
El objetivo básico de la firma electrónica es aportar al mundo de los documentos electrónicos la misma funcionalidad que aporta la firma manuscrita a un documento impreso, es decir, identificar al autor del mismo y, en el caso de documentos compartidos entre diferentes entidades o personas, fijar el contenido del documento mediante el cruce de copias firmadas por todas las partes implicadas.
A diferencia de las prácticas que nos son habituales en el mundo físico, como por ejemplo, concertar una reunión para firmar las copias, la firma electrónica debe además satisfacer la necesidad de firmar un documento por parte de personas que pueden encontrarse a miles de kilómetros y que realizarán la firma sin coincidir en el tiempo.
Para garantizar la identidad del firmante se emplea una tecnología vinculada a los datos identificativos del titular del certificado. De este modo, cuando se firma un documento se “marca con una señal” que sólo pertenece al firmante. El receptor del documento verifica la firma, de este modo si el proceso de validación es positivo, debe concluirse que el firmante del documento es el titular del certificado.
La integridad del documento no se refiere al hecho de validar el contenido, sino de garantizar que el documento no ha sido modificado tras su firma. Para garantizar esto se genera un código único del documento a partir de su estructura interna en el momento de ser firmado. Cualquier alteración del contenido del documento provocará que sea imposible reproducir el original y por tanto quedará rota la integridad del mismo.
¿Qué es un certificado digital?
Un certificado es un documento electrónico que es expedido por una Autoridad de Certificación y que identifica a una persona (física o jurídica) con un par de claves.
La misión del certificado es, como su nombre indica, validar y certificar que
una firma electrónica se corresponde con una persona o entidad concreta. Contiene la información
necesaria para firmar digitalmente e identificar a su propietario. Entre otros datos que se
incluyen en el certificado de usuario están: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de
expiración y organismo que lo expide.
¿Cuáles son las ventajas de realizar facturas electrónicas?
- Dado que permite no imprimir ni enviar por correo las facturas en papel sino que se envían por correo electrónico o se depositan en una web, la empresa emisora se ahorra, de entrada, los costes de impresión y envío del papel; estos costes los estima la Unión Europea en 1,5 € por factura de media.
- Agilidad de los trámites con la administración.
- Por otro lado, se ahorra también el almacenamiento y archivo del papel, con lo que supone de ahorro de costes, agilidad en las búsquedas, no deterioro físico de los documentos, imposibilidad de pérdidas, poder disponer de múltiples originales, etc.
- Cuando las recibe en papel una persona tiene que recoger y clasificar los sobres, abrirlos, clasificar los papeles de su interior y teclear en el sistema los datos de la factura, pudiendo además cometer errores que implican su repetición. Estas labores suponen unos costes elevados de tiempo y como ya se sabe en el ámbito empresarial y en mayor medida en el colectivo autónomo el tiempo siempre se traduce en dinero.
- Aumenta la imagen de modernidad de la empresa y ofrece un mejor servicio a sus clientes.
TIC-Consejo:
Cuando vayas a renovar tu DNI y te pregunten si quieres "activar los certificados" responde afirmativamente para que, de esta forma, puedas disponer del de tu DNI electrónico y ahorrar tiempo y dinero en los trámites con la Administración.
Diccionario tecnológico
- XML: acrónimo inglés de Extensible Markup Language (lenguaje de marcas extensible). Se ha convertido en un estándar para el intercambio de información estructurada entre distintas plataformas, ya que puede ser utilizado en bases de datos, hojas de cálculo, editores de textos, etc.
- Autoridad de certificación: es una entidad de confianza responsable de emitir, revocar y gestionar los certificados digitales o certificados utilizados en la firma electrónica.
- Criptografía: palabra que proviene del griego y significa “escritura oculta”. Es una técnica para cifrar y descifrar (codificar y decodificar) los mensajes para que sea imposible conocer o alterar su contenido si no se dispone de unas determinadas claves.
Enlaces de interés
- Para recibir asesoramiento personalizado: http://www.astursat.net
- Información sobre la Factura Electrónica: http://www.facturae.es
- Certificados digitales de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre https://www.cert.fnmt.es
- Manual de factura electrónica: www.fundetec.es/proyectos/docs/manualdelafacturaelectronica.pdf
